Digitale Immobilienbewirtschaftung
Die Woonig App - "Made in Thurgau"
Immobilienbewirtschaftung digital - Attila Wohlrab verwaltet als Geschäftsführer der Immokanzlei AG mit zwei Büros in Kreuzlingen & Arbon und 14 Mitarbeitenden 4.000 Wohn- & Gewerbeeinheiten verteilt auf 120 Liegenschaften im Thurgau. Bei der Masse und vielen händischen Prozessen blieben dann doch mal Kundenanfragen hängen. Damit dies nicht mehr passiert und die Immobilienbewirtschaftung kundenfreundlicher und effizienter wird, haben die Immokanzlei AG und die Technologiefirma BMT AG zusammen die App Woonig entwickelt.
Warum Digitalisierung der Immobilienbewirtschaftung?
Attila Wohlrab war einer der ersten, der sich ein I-Phone aus den USA besorgte. Dahinter steckte nicht die Lust am technischen Gadget per se, sondern schlicht der Wunsch, möglichst einfach kommunizieren zu können und auf einem Endgerät alle Services zusammen zu haben. So stieg er schon früh in die digitale Kommunikation ein. Im Job als Immobilienverwalter störte es ihn, dass Anfragen von Mietern nicht zeitnah bearbeitet wurden: „Die Mitarbeiter haben eine Kundenanfrage, z.B. wegen eines kaputten Backofens oder gestörter Heizung, liegen gelassen. Weil sie nicht dazu kamen oder weil Wochenende war. Ganz gleich wieso, als Mieter ist man zu Recht empört, wenn sich niemand meldet.“ Ebenfalls als störend empfand Attila Wohlrab, dass Anfragen und Auftragsdetails auf verschiedenen Kanälen doppelspurig aufgenommen und wenig strukturiert bearbeitet wurden: „Mal kam eine Anfrage per Mail, mal per Telefon, gerne auch an verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten gerichtet. Dann bekam ich ein To Do als Post-it an meinen PC geklebt oder wurde auch schon mal von wartenden Mietern direkt beim Einkaufen mit meiner Tochter angesprochen.“ So konnte es nicht weitergehen.
Er begann all seine Arbeitsabläufe und Probleme zunächst einmal aufzuschreiben – ganz traditionell auf Papier per Hand & Stift und Farbe für die Struktur. Mit den fertigen vier Zetteln machte er sich auf die Suche nach einer Agentur in der Ostschweiz, schaute sich dazu Homepages, Referenzen und Produkte an. Einige passten nicht, weil die Software-Developer nicht individuell auf ihn und die Kundenbedürfnisse eingingen. „Die Programmierer müssen verstehen, es geht um den Kunden und seine Bedürfnisse, wir wollen nicht einfach vorgefertigte IT-Tools geliefert bekommen.“ Ein paar Monate und Gespräche später fand er in Bottighofen die geeignete Firma, die BMT Business Meets Technology Consulting AG. Anfang 2019 begann die Entwicklung der Woonig App zusammen mit Erich Linus Birchler, dem Gründer und Chef der BMT.
Woonig - die App für die Immobilienbewirtschaftung
Woonig vereinfacht die Immobilienverwaltung und Kommunikation mit privaten oder gewerblichen Mietern und Eigentümern und auch die Interaktion mit den Handwerkern. Handwerker werden unkompliziert in den Prozess per E-Mail oder Schnittstelle eingebunden – sie nehmen die Anfrage zur Reparatur an, terminieren, erledigen und laden die Rechnung hoch. „Handwerker bekommen den Auftrag direkt mit einem Link, `ich nehme an´, falls nötig, erinnert eine Erinnerungsmail an den Auftrag. Bei Auftragsannahme bekommt der Handwerker ein Pdf mit eventuell einem Foto und das kann er dann auch weiter seinen Mitarbeitern geben. Die Mieter und Handwerker lösen somit das Problem bilateral und meine Verwaltung schaut nur kurz drüber."
Mit Woonig wird die Einsatzplanung des Handwerkers optimiert und für Attila Wohlrab gehen keine Anfragedetails mehr verloren. Ebenso News zum Abfall oder Weihnachtsgrüsse an die Mietparteien können direkt adressiert werden und alle Dokumente stehen jederzeit digital zur Verfügung. „Und wenn der Mieter nicht so gut in Deutsch ist, schreibt er sein Anliegen einfach in Portugiesisch. Die App bietet fünf Sprachen an und übersetzt uns dann die Mieteranfrage. So traut sich jeder Mieter was zu schreiben, und egal zu welcher Zeit. Meine Verwaltung ist nun immer erreichbar; 24/7 nicht wie früher 8 to 5!“ Mit der Digitalisierung der Prozesse hat man verschiedene Ziele erreicht; Anfragen und Aufträge werden speditiv erledigt, die Hausverwaltung ist da, wenn man sie braucht und kümmert sich. "Mir geht es um Zufriedenheit. Mit der App Woonig sind meine Kunden zufrieden. Das war mein Ziel und Zufriedenheit zahlt sich aus, da gibt es weniger Wechsel.“ so Attila Wohlrab.
Digitale Eigentümerversammlung
Als nächstes will er die die digitale Eigentümerversammlung auf die Beine stellen. Oft sind Liegenschafts-Eigentümer im Lande verstreut oder möchten nicht extra persönlich erscheinen. Zusammen mit dem Schweizerischen Verband für Immobilienbewirtschaftung will er die digitale Eigentümerversammlung organisieren. „Das spart auf allen Seiten Zeit, Geld und Papierkram.“
Stolpersteine und geplanter Roll-Out
Für die Mitarbeiter und Kunden der Immokanzlei war die App aber auch eine Umstellung. „Zu Beginn gab es einen Mitarbeiter, der eine Anfrage nicht über Woonig beantwortete. Da reagierte ich etwas patriarchisch und sagte, er muss nun sofort persönlich zu dem Mieter rausfahren, auch wenn es Wochenendarbeit bedeutet. Und wenn Mieter die App nicht verstanden, dann fuhr ich zu unseren älteren Mietern und wir klickten uns intuitiv durch die App. Auch bei Fragen rund um den Datenschutz klärte ich persönlich auf, dass der Datenschutz gewährleistet ist und die Daten in der Schweiz liegen. Nach ein paar Monaten lief die Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung, den Mietern und Handwerkern bestens.”
Nachdem sich die App im Testbetrieb mit anfangs fünf Liegenschaften und später angewendet auf weitere Liegenschaften bewährt hat, ist Woonig nun reif für den Rollout in der Schweiz. Organisiert als Arbeitspartnerschaft mit jeweils hälftigen Rechten, werden die beiden Pioniere, Attlia Wohlrab und Erich Linus Birchler die App Woonig nun aktiv bei Privatbesitzern, kantonalen und börsennotierten Unternehmen sowie Pensionskassen der Schweiz vorstellen.
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